Les éléments clés à retenir lors de la réservation d’un lieu pour votre séminaire

Le lieu que vous choisissez a un impact direct sur vos clients et peut laisser une impression durable. La réservation d’une salle pour votre événement peut sembler une tâche simple et pourtant, si vous êtes nouveau dans le secteur de l’évènementiel ou même si vous avez déjà organisé des événements, la négligence d’un élément clé peut sérieusement affecter l’expérience globale de vos clients.

Un événement professionnel et de qualité supérieure laisse une bonne impression, ce qui peut amener vos clients à partager l’expérience sur les réseaux sociaux, ce qui contribuera à renforcer la réputation de votre marque en tant que source de confiance. Voici quelques conseils importants à retenir

Réservez votre salle tôt

Les salles peuvent être réservées des mois, voire des années, à l’avance. Prévoyez de réserver votre salle au moins six mois à un an à l’avance. Si vous attendez plus de 1 000 délégués, plus vous réservez tôt, meilleures sont vos chances d’obtenir le lieu et la date. Cela vous permettra d’être flexible, au cas où la salle est réservée à la date souhaitée.

Emplacement

Lors de la réservation d’un lieu, il est essentiel de tenir compte de son emplacement en termes de proximité des transports en commun et d’un parking, car certains de vos clients peuvent décider de ne pas assister à l’événement s’il est difficile à accéder. La disponibilité des équipements, tels que le café, sera également importante pour de nombreux délégués, tout comme le fait de veiller à ce que la climatisation fonctionne. Lorsque vous choisissez une salle de séminaire Lyon, pensez à vos clients, au type d’événement et à l’impression générale que le lieu laissera. Rappelez-vous cependant que vous ne pouvez pas plaire à tout le monde, choisissez donc les critères les plus importants pour vos clients et vos propres besoins.

Le matériel

Selon la taille de l’événement, vous pouvez choisir d’apporter votre propre matériel audiovisuel – certains sites le permettent et d’autres non. Vous pouvez également importer des éléments audiovisuels partiels, tels que vos propres microphones, car certains intervenants précisent le type de microphones qu’ils préfèrent. N’oubliez pas de comparer et de négocier les frais de restauration, les tarifs d’entrée / de sortie (parfois cela est gratuit) et la scène (avec certains sites, cela est inclus dans le prix de la chambre).

Nombre de places assises du site

Il est important de procéder à une inspection sur site des salles de séminaire à Lyon afin d’éviter toute surprise. Cela vous permet de vérifier quelques points clés susceptibles d’affecter votre événement, tels que l’éclairage de la scène, la taille et la forme de la salle, la position des portes, l’espace disponible pour l’enregistrement et les nombres prévisibles pouvant être atteints.

Les sites indiqueront combien de salles peuvent accueillir différentes configurations de sièges. Lorsqu’un lieu annonce une capacité d’accueil, les sièges sont souvent placés un peu plus près que vous le souhaitez, afin de pouvoir accueillir plus de personnes. Sur demande, la plupart des sites produiront une carte ou une disposition des salles générée par ordinateur, avec les sièges disposés.

 

Une inspection sur site vous permet également, à vous ou à votre équipe, de nouer une excellente relation de travail avec le représentant de la salle, ce qui constitue un avantage dans l’ensemble. Souvent, vous serez en liaison avec deux personnes différentes : l’une s’occupe de la réservation et des ventes, l’autre à la gestion des événements.

Quelle est l’importance de l’audiovisuel (AV)?

C’est une partie essentielle de votre événement et laissera une impression durable. Si votre matériel audiovisuel est géré de manière professionnelle et que votre équipement est en excellent état, la manière dont votre événement sera reçu par vos délégués peut faire une énorme différence.

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *