Pourquoi convertir des documents en PDF
Une grande partie de la valeur des organisations réside dans ses documents. Qu’il s’agisse de contrats, de factures, de livres blancs ou d’un flot d’e-mails, il est essentiel de conserver les documents numériques et les dossiers commerciaux sans pouvoir les modifier. Par exemple, pour renforcer la propriété intellectuelle de l’organisation ou pour démontrer la preuve dans les litiges juridiques. Toutefois, cela nécessite de convertir les documents dans un format universel. Le format PDF est la norme industrielle pour l’échange de documents numériques. Dans ce post, nous allons explorer comment convertir rapidement différents types de documents et les combiner en un seul fichier PDF.
Pourquoi combiner des documents en un seul fichier PDF
Les documents professionnels sont de différents types, des documents Word aux feuilles de calcul, des diapositives PowerPoint aux images TIFF numérisées, des messages électroniques aux documents faxés… Le partage de ces documents peut représenter un véritable fardeau pour l’équipe informatique. Surtout si les fichiers connexes ne sont pas organisés et stockés en une seule unité. Et travailler avec ces différents types de fichiers peut être un véritable fardeau. Car vous aurez besoin de différentes applications logicielles pour les lire.
En outre, pour des projets ou à des fins légales, il est plus judicieux de combiner plusieurs documents en un seul fichier PDF.
Les défis
Cependant, combiner différents types de documents dans un seul fichier PDF n’est pas un travail simple. Les éditeurs de PDF comme Adobe Acrobat peuvent intégrer les différents types de documents comme pièces jointes, dans des formats de fichiers natifs. Bien que cet arrangement puisse résoudre le problème de la gestion de plusieurs fichiers, il n’élimine pas la dépendance à l’égard de plusieurs applications logicielles pour visualiser les pièces jointes intégrées. De plus, la recherche textuelle ne fonctionne pas sur les pièces jointes intégrées, ce qui constitue un handicap important pour la recherche d’informations. Pour surmonter cette contrainte, l’idéal serait de convertir ces documents au format PDF natif et de les combiner en un seul fichier PDF. Voir fusionner PDF
Convertisseur PDF
Il existe certains outils spécialisés qui facilitent ces conversions. Cependant, le PDF Converter plug-in pour Windows Explorer se distingue des autres, grâce à sa capacité unique à convertir différents types de documents au format PDF et à les combiner en un seul PDF. Ce convertisseur est parfaitement intégré au Shell de Windows Explorer, ce qui le rend très facile à utiliser. Il suffit de sélectionner plusieurs fichiers dans votre Explorateur Windows, de faire un clic droit et d’appuyer sur le menu ‘Combine into One Pdf‘. Il effectue la conversion et la fusion de tous les fichiers sélectionnés en arrière-plan. En outre, il ne nécessite pas d’autres boîtes de dialogue, entrées ou clics. Aussi simple que cela!
Le résultat final est un seul long fichier PDF, contenant ces documents sélectionnés dans la séquence que vous avez choisie. Le convertisseur ajoute automatiquement la table des matières pour vous permettre de “checker” rapidement chaque document dans le fichier PDF. En outre, il ajoute également le numéro de page, le nom du document dans la section d’en-tête, etc…
En bref, quels que soient les types (120+ formats) et le nombre de documents, le convertisseur masque le processus de conversion PDF. Pour le dire autrement, une expérience transparente pour l’utilisateur, sans aucune dépendance externe en matériel ou en logiciel.
Prenons le complément Email to PDF, pour combiner plusieurs emails et pièces jointes en un seul document PDF dans Outlook. Cette petite appli intègre automatiquement une table des matières, ce qui permet de sauter facilement à un courriel ou à une pièce jointe individuelle dans le seul fichier PDF.