Lorsqu’il s’agit de prendre des rendez-vous en ligne pour votre entreprise, vous avez besoin d’une application de prise de rendez-vous aussi dynamique et professionnelle que vous. Que vous soyez un studio de fitness réservant des cours ou un entrepreneur solo programmant des appels à distance, toutes les tâches qui constituent la gestion des réservations peuvent facilement grignoter vos précieuses heures de travail.

J’ai utilisé plusieurs applis de prise de rendez-vous au fil des ans pour réserver des appels de découverte et des réunions avec des clients. D’après mon expérience, il peut y avoir de nombreuses solutions parmi lesquelles choisir, mais elles ne se valent pas toutes.

Concentrez-vous sur la réunion, pas sur la planification. Cliquez sur calendly, pour planifier facilement vos rendez-vous.

 

Les meilleurs logiciels de prise de rendez-vous et de réservation

Acuity Scheduling pour les débutants en tech

Picktime pour un logiciel de réservation gratuit

SimplyBook.me pour les entreprises internationales

TimeTap pour la personnalisation

Zoho Bookings pour gérer l’ensemble de votre entreprise

vcita pour gérer les relations avec les clients

 

Les programmateurs de rendez-vous sont des outils commerciaux qui permettent aux clients de réserver, de reprogrammer et d’annuler des rendez-vous via une interface web. Lorsque les clients veulent prendre un rendez-vous, ils se rendent sur le site Web de votre entreprise, sur la page Facebook ou partout où le logiciel de réservation est pris en charge, et choisissent une date et une heure disponibles.

Sur le backend, vous entrez des paramètres concernant le moment où les gens peuvent réserver certains services, en fonction des heures d’ouverture que vous avez définies ainsi que des heures et des dates auxquelles votre personnel ou d’autres ressources sont disponibles. L’appli empêche également les doubles réservations et les surréservations, et vous donne la possibilité de bloquer des périodes pendant lesquelles certains services peuvent être indisponibles.

Disons que vous dirigez une entreprise de toilettage pour animaux et que votre spécialiste de la coupe de caniches prend deux semaines de vacances. Vous pouvez entrer ses jours de congé dans l’appli de prise de rendez-vous à l’avance pour que vos clients ne puissent pas réserver de temps de toilettage de caniches pendant les jours où elle est absente.

 

Qu’est-ce qui fait une bonne appli de rendez-vous ou de réservation ?

 

Tous nos tours d’horizon des meilleures apps sont écrits par des humains qui ont passé une grande partie de leur carrière à utiliser, tester et écrire sur des logiciels. Nous passons des dizaines d’heures à rechercher et à tester des apps, à utiliser chaque app comme elle est censée l’être et à l’évaluer en fonction des critères que nous avons définis pour la catégorie. Nous ne sommes jamais payés pour le placement d’une application dans nos articles ou pour les liens vers un site quelconque. Nous apprécions la confiance que les lecteurs nous accordent pour offrir des évaluations authentiques des catégories et des applications que nous examinons. Pour plus de détails sur notre processus, lisez le récapitulatif complet de la façon dont nous sélectionnons les apps à présenter sur le blog de Zapier.

 

Les meilleures apps de réservation font plus que simplement donner aux clients une liste des heures disponibles où ils peuvent venir pour une réunion, un traitement ou un service. Elles permettent également à votre clientèle d’annuler et de reporter des rendez-vous sans avoir à vous contacter. En outre, ils facilitent le travail des propriétaires et des gestionnaires d’entreprise, en vous permettant de rationaliser la communication, de centraliser les paiements et de gérer votre personnel. 

 

Voici ce que vous devriez attendre des toutes meilleures applis de prise de rendez-vous 

 

Flexibilité.Les meilleures applis de prise de rendez-vous savent que différents types d’organisations ont des besoins différents, c’est pourquoi elles vous permettent de personnaliser profondément le fonctionnement de vos réservations. Une petite salle de sport proposant des séances d’entraînement individuelles devrait avoir une expérience de réservation différente de celle d’un atelier communautaire qui loue du matériel de jardinage. Voulez-vous que vos clients puissent choisir parmi un menu de services ? Doivent-ils pouvoir préciser le lieu de leur rendez-vous, par exemple pour des services offerts à leur domicile ? Bien qu’il existe d’excellentes options de niche (comme Vagaro pour les entreprises de salons, de spas et de fitness), les meilleures applis de prise de rendez-vous vous permettent de personnaliser ces aspects.

 

Synchronisation du calendrier.Presque toutes les applis de prise de rendez-vous vous permettent de vous synchroniser avec un calendrier. Certaines l’exigent même. Ainsi, vous pouvez voir les rendez-vous programmés de votre entreprise à côté d’autres informations importantes, telles que les dates de fermeture pour congés ou rénovations. De plus, l’application peut croiser votre disponibilité avec les événements de votre calendrier principal. Pour nos tests, les applis n’ont été prises en compte que si elles proposaient une synchronisation avec Google Agenda et au moins un autre calendrier populaire – et la priorité a été donnée aux applis qui offraient une synchronisation bidirectionnelle.

 

Traitement des paiements.Les meilleures applis de prise de rendez-vous vous permettent de percevoir un paiement au moment de la réservation. De cette façon, vous pouvez prendre un dépôt pour un rendez-vous ou demander aux clients de payer leurs services à l’avance. Si un client ne se présente pas, votre entreprise n’est pas en perte totale.

 

Intégration avec des outils tiers. Votre outil de prise de rendez-vous doit absolument pouvoir se connecter au reste de votre pile technologique. Si l’application ne peut pas s’intégrer à des outils comme Slack, Mailchimp et Zoom (ou au moins vous permettre de configurer vos propres connexions avec Zapier), elle n’a rien à faire sur cette liste.

 

Présentation professionnelle. Votre programmateur de rendez-vous devrait être une extension de votre marque. Que les clients fassent des réservations ou qu’un pair de l’industrie planifie un appel Zoom avec vous, le processus de prise de rendez-vous doit être simplifié, sans glitch et esthétiquement agréable. Il doit également être flexible, avec plusieurs points d’accès, comme un widget sur votre site web, une page Facebook Business ou une URL personnalisée. Pour cette raison, j’ai testé chaque application du côté des entreprises et des clients.

J’ai exclu tout système de réservation en ligne qui n’avait pas de fonctionnalité autonome. Par exemple, il existe de nombreux plugins WordPress qui permettent aux visiteurs de votre site Web de prendre des rendez-vous, mais cela pourrait être une liste en soi, donc je n’ai pas pris en compte ces options.

Une dernière considération dans le choix des meilleurs planificateurs de rendez-vous était d’éviter de les confondre avec les apps de planification de réunions. Les programmateurs de réunions partagent certaines similitudes avec les logiciels de rendez-vous. La différence essentielle est que les apps de réunion sont spécifiquement destinées aux réunions, alors que les apps de prise de rendez-vous sont destinées à une variété de types de rendez-vous qui peuvent inclure ou non un menu de services, mais qui nécessitent souvent un paiement à la fin.

 

Meilleure appli de prise de rendez-vous pour les néophytes en matière de technologie

 

Faisant désormais partie de Squarespace, Acuity Scheduling est l’appli de prise de rendez-vous à choisir lorsque vous n’êtes pas calé en technologie mais que vous avez tout de même besoin de personnaliser votre processus de réservation à un degré fin. Lorsque vous concevez votre page de réservation, vous pouvez permettre à vos clients de choisir des rendez-vous récurrents, si cela est applicable, de remplir un formulaire d’admission et de payer à l’avance pour les services. Vous pouvez également proposer des coupons et donner aux clients la possibilité d’ajouter des services au moment de la réservation, comme ajouter un massage des pieds de 15 minutes à une pédicure.

J’ai trouvé le mélange de flexibilité et de facilité d’utilisation d’Acuity vraiment impressionnant. Lors de la configuration, vous choisirez entre une vue mensuelle et quotidienne pour les clients, créerez des formulaires d’admission, téléchargerez un logo, définirez un fuseau horaire et déciderez si vous voulez que les clients choisissent leur propre fuseau horaire pour éviter les problèmes d’appels à distance.

Vous pouvez choisir de laisser les clients reporter ou annuler leurs rendez-vous ou non et modifier l’intervalle des heures de début des rendez-vous, qui est par défaut toutes les 15 minutes. Vous pouvez mettre une limite sur combien de temps à l’avance ou avec quel court préavis les clients peuvent réserver un rendez-vous. Et j’aime particulièrement le fait que vous puissiez activer une option appelée « Me faire paraître occupé », qui masque automatiquement certaines heures disponibles pour que vous ne paraissiez pas désespéré.

Quand vous êtes prêt à faire vivre votre page de réservation, partagez-la via un lien direct, intégrez-la à votre site Web en utilisant quelques options différentes (y compris une option d’intégration facile pour les sites Squarespace), ou créez un bouton de réservation, une barre de réservation ou un code QR. Acuity dispose d’applications mobiles pour accéder à votre compte du côté professionnel, vous permettant de mettre à jour votre disponibilité depuis un appareil Android ou iOS, et d’une application client pour la réservation mobile.

J’ai été impressionné par le nombre de modèles d’e-mails disponibles en fonction des différents types de rendez-vous, notamment les confirmations, les rappels, les annulations, les demandes de reprogrammation, les suivis, les commandes de paquets/carte-cadeaux et les mises à jour d’abonnement.

Acuity est livré avec de puissantes options d’intégration, notamment QuickBooks, ClassPass, Salesforce et Zoom. Ou vous pouvez intégrer Acuity Scheduling avec Zapier, qui vous permet de connecter Acuity à des milliers d’autres apps. Voici quelques exemples de la façon d’automatiser vos tâches liées à l’ordonnancement.