La gestion d’événements est l’une des carrières les plus passionnantes qui soient. L’organisateur d’événements est en moyenne une personne très occupée à créer une expérience formidable pour les participants.

Avez-vous déjà pensé à vous lancer vous-même dans la gestion d’événements ?

C’est un choix de carrière passionnant, mais il peut aussi être décourageant. Vous devez vous assurer de savoir ce que vous faites si vous souhaitez réussir dans la gestion d’événements.

Pour cela, vous devrez connaître les 5 C de la gestion d’événements.

Si vous avez la créativité et la volonté de vous lancer dans la gestion d’événements et dans le conseil événementiel, vous avez alors beaucoup de travail à faire.

Mais il reste encore beaucoup à apprendre pour réussir un événement.

Ces conseils supplémentaires sont connus sous le nom de « 5 C », et sont les suivants :

1. Concept

La première étape pour planifier un événement réussi est le concept de l’événement. Réfléchissez à l’objectif de l’événement. L’un des meilleurs moyens est de penser aux plus grands concerts jamais organisés. Même si votre événement n’est pas un concert, cela vous donne une idée de la manière dont vous voulez que les participants se sentent.

Il y a forcément un événement auquel vous avez assisté qui vous a laissé des souvenirs impérissables. C’est ce que vous voulez faire de votre événement.

Réfléchissez à la raison pour laquelle vous organisez cet événement. Quel est le but de l’événement ?

Vous pouvez souhaiter organiser un événement pour divertir les autres. Il peut s’agir d’une collecte de fonds pour une cause caritative. Ou peut-être s’agit-il d’un séminaire destiné à enseigner un sujet particulier.

Une fois que vous avez compris le « pourquoi », vous devez déterminer à qui s’adresse l’événement. Vous voulez trouver votre public cible qui appréciera et profitera le plus de votre événement. Cela vous aidera à déterminer le « quoi » de l’événement. Cela signifie que vous serez en mesure de déterminer en quoi l’événement doit consister – orateurs, spectacles, activités, restauration, etc.

Enfin, vous devez déterminer quand l’événement aura lieu et quel est le meilleur endroit pour l’accueillir.

2. Coordination

Nous espérons que vous savez comment planifier correctement un calendrier. Une fois que vous avez conceptualisé votre événement, l’étape suivante consiste à le coordonner.

Il s’agira notamment de trouver un thème ou une idée générale pour l’événement. Une fois que vous aurez trouvé un thème, vous aurez une meilleure idée du lieu, des décorations (le cas échéant) et de tous les besoins supplémentaires de l’événement – qu’il s’agisse d’engager un conférencier, d’utiliser du matériel audio/visuel, etc.

Vous devez vous assurer de réserver la ou les dates et le lieu de la manifestation longtemps à l’avance. Veillez à faire preuve de souplesse en ce qui concerne la (les) date(s) et le lieu si vous ne parvenez pas à trouver l’heure et le lieu parfaits au départ. Une fois ces éléments confirmés, vous pouvez commencer à annoncer l’événement à vos participants potentiels.

C’est également l’étape où vous déléguez des tâches aux membres de votre équipe. Parmi ces tâches, il y aura la recherche d’orateurs et d’interprètes. D’autres tâches consisteront à acheter ou à louer la technologie et l’équipement nécessaires. Vous pouvez demander aux membres de votre équipe de coordonner le transport, la restauration et le marketing.

Vous pouvez également demander à un comptable de décider du budget de l’événement. Veillez à vérifier avec le comptable que personne ne dépasse son budget.

3. Contrôlez

Il s’agit d’une des étapes les plus négligées et les plus négligées de la gestion d’événements. La meilleure façon de la gérer est d’effectuer une répétition de l’événement.

Vous voulez vous assurer que tout est sur la bonne voie. Présentez-vous sur le lieu de l’événement et vérifiez s’il y a suffisamment de place pour tous les participants confirmés. Vous devez également vous assurer qu’il y a suffisamment de place pour que le traiteur puisse disposer les aliments.

Vous voulez aussi être au courant de tout et prévoir les éventuels changements. Par exemple, si un conférencier devait annuler, avez-vous un autre conférencier ? Si les traiteurs ont un problème, avez-vous préparé une liste d’autres options ?

Avez-vous réfléchi à ce qu’il faut faire si le budget est insuffisant ? Veillez à toujours envisager le pire des scénarios afin d’être toujours au top de votre événement.

4. Culmination

C’est le « jour J » pour ainsi dire. C’est à ce moment que l’événement a lieu. Ce jour-là, vous et votre équipe devez être au top de la situation.

Vous voulez élaborer un itinéraire pour tous ceux qui participent à l’événement. Vous voulez vous assurer que l’équipe a accès aux lieux avant le début de l’événement – afin que vous puissiez préparer et éventuellement « répéter » l’événement avant qu’il ne commence.

Au fur et à mesure que l’événement se déroule, vous devez vous assurer que l’itinéraire est suivi en permanence. Si un orateur prend la parole, vous devez vous assurer que le deuxième orateur est prêt pour son discours.

Pendant que la réception enregistre les invités, vous devez vous assurer que les traiteurs préparent la nourriture et qu’elle sera prête à l’heure prévue. En bref, vous devez toujours être vigilant à tout moment pendant l’événement.

5. Clôture

Une fois l’événement terminé avec succès, il reste du travail à faire. Vous voulez vous assurer que tous les paiements et la résiliation des contrats avec les vendeurs, les traiteurs, les conférenciers, etc.

Vous voulez également donner un retour d’information à votre équipe. Si elle a fait un excellent travail, faites-le lui savoir. S’il y a eu des problèmes, assurez-vous qu’ils soient réglés immédiatement afin qu’ils puissent faire un meilleur travail pour votre prochain événement. N’oubliez pas de leur demander leur avis sur votre performance en tant que responsable de l’événement.

Enfin, assurez-vous de contacter les orateurs/interprètes, les vendeurs et les traiteurs. Demandez-leur s’ils ont apprécié l’événement et ce qui pourrait être mieux fait. Vous devez également prendre contact avec vos participants et leur demander leur avis sur l’événement.